REUNION DE NOTRE COMITE
le lundi 15 juin à 9h30 au camping des Blimouses à Callas
Présents : D ALTIERY- MTh AVENARD-J GUITTET-A HEYSE-L LEMAIRE
-H ROLLOT-JM ROUSSEL- Ll ROUSSEL-D VAGNER -J VECHIN-M VIEGAS
Excusés -B BROCHARD -M DUVAL-J LEFEVRE-A TIRAN
l'ordre du jour que nous avons abordé
Approbation du compte-rendu de la réunion du 27/02/15
Ce cpt rdu n'a pas fait l'objet de remarques, il est adopté . Il est consultable sur notre site dans le pavé Bureau
L' AG DU SIEGE . Elle a eu lieu à BARCARES (Pour info 85435 adhérents ont payé leur cotisation au 31/12/2014)
-F VEZIER est notre nouveau Président
-La motion d'ouverture n'a pas pu être adoptée, la majorité des 2/3 n'a pas été atteinte et sur 235 votants, la majorité requise 158
Fédération des groupes pour 22 - contre 159 - sans avis 18
Ouverture vers les associations 128 77 23
-Le coût des cotisations augmente de deux €, la cotisation de réversion disparaîtra peu à peu . Nous avons actuellement 3 réversions "homme"sur 44, 1 n'a pas payé 2015 . Je proposerai un article sur les conditions à remplir pour avoir droit à la cotisation de réversion sur le bulletin N°11 afin de sensibiliser les adhérents qui en bénéficient actuellement
Le coût des nouvelles cotisations de 2016 est fixé :
-pour les Individuelles 9+2+9=20€/18 actuels, Couple 18+(2x2)+9=31€ /27 et réversion 9+2=11€/9
Associé individuel 18+9=27€/27 couple 36+9=45€/45
J'ai également retenu :
-Qu'il nous faut donner plus d'importance à la communication, il va falloir la budgétiser
-Que Les rencontres avec les externes sont du domaine paca
L'AG de 2016 du siège est à retenir pour les 23-25/05/2016, elle aura lieu à Paris ou autour de Paris
A Noter la déception des participants et de ceux qui n'ont pu y participer
Seuls les Présidents et un membre du bureau sont invités, il s'agit en général du ou de la trésorière; pour l'AG de l'AMVie il n'y a pas d'invitations de lancées pour les correspondants (faute de place)
LE BILAN DE NOTRE AD
Le compte rendu de notre Assemblée Départementale est sur notre site.
A ce jour l'AD nous a coûté 982€:
-Frais d'envoi des convocations 535
-Restauration (73x30)-(73x34) -292
-Le repas de nos invités (30x3) 90
-L'accueil de notre Président national 125
-Le bus 609
-Nos déplacements liés à l'Assemblée Départementale 37
-Le Loto (272€)-(90€le coût des lots)-(50€pourboire serveurs) -132
Nouvelle composition du bureau (Respect des dénominations de monanr)et arrivée de
D VAGNER qui remplacera J VECHIN après l'Assemblée Départementale de 2016
-Trésorière adjointe D VAGNER
-Responsable sous groupe, chargée d'animation J GUITTET
-Responsable de l'informatique intervenant .... J LEFEVRE
-Membre du comité chargée du social sur St Raphaël A TIRAN
L'AD DE 2016
-La date retenue en réunion lors de l'Assemblée Générale du siège est le JEUDI 28 AVRIL
-Pourrait on la faire dans le centre du département ? Deux salles ont été évoquées (Les Gueules cassées de La Farlède et L'Oustanet du Cannet des Maures
-Nous pouvons dès à présent rechercher où l'organiser, tenant compte que
-rechercher une salle qui soit près d'un arrêt de bus
-prévoir covoiturage ?Voir à avertir par article et prévoir un sondage sur le bulletin N°11 de décembre ou et par internet Suivant les observations reçues au cours de l'année par rapport à l'envoi informatisé des bulletins
-La participation exclusive des emprunteurs aux frais de location du bus n'est pas retenue
Les invitations et nos représentations dans les différentes AD seront discutées avec la présentation du bilan prévisionnel de notre fonctionnement (décembre),nous avons retenu de n'inviter qu'un seul membre par groupe et faire payer les autres participants, pour nos représentations elles se feront certainement dans les mêmes conditions avec une sélection des AD auxquelles nous participerons
LA CREATION DE L'ANTENNE DE TOULON ET CELLE DE ST RAPHAEL
Nous disposons actuellement d'une salle sur Toulon qui nous est louée 20€ la demi-journée
-Denise, Henri et Manuel assureront les permanences
Une par mois au départ, peut-être deux par la suite
-Annie se chargera de l'organisation des sorties, voyages et manifestations
Deux sorties, restaurants,spectacles par année et peut être un voyage ou séjour de plusieurs jours . Je reprendrai contact prochainement avec Annie à ce sujet
Je voudrais pouvoir annoncer le plus rapidement possible (par mail) la date et le lieu des permanences et confirmer dans le bulletin N°11,
Je relancerai les adhérents proches de St Raphaël pour pouvoir proposer la même organisation sachant que Jeanne et Annick assurent les permanences de cette antenne
Nous avons aussi prévu de rencontrer la MG et voir s'il nous serait possible d'organiser une ou deux manifestations. Henri et Marité y participeraient avec J-M
Plusieurs adhérents se sont signalés pour se proposer de nous aider dans l'organisation des voyages (Mmes ABELLANEDA, GUERERO sur TOULON et DUREZ sur St Raphael) à revoir après la mises au point que j'aurai avec Annie et Jeanne
Jacques m'a fait savoir qu'une subvention avait été accordée à Loisir solidarité retraités PTT Var (500€), je vais chercher à me rapprocher de cette association pour voir avec elle ce que nous pourrions entreprendre en commun
TRESORERIE ET BILAN FINANCIER
-Jeannine nous a communiqué le montant de notre avoir actuel sur le CB qui est de 12971€ mais il faut tenir compte des chèques récemment établis et pas encore débités (+/-1000€), nous avons commencé l'année avec 10935€
-199 adhérents n'ont toujours pas réglé leur cotisation de 2015, nous devrions pouvoir supprimer de notre fichier(au cours du troisième trimestre de cette année) les adhérents qui n'ont plus payé de cotisation depuis 2013 ; je compte faire un rappel par mail fin juin et téléphonique en juillet en laissant un délai de 15 jours pour la régularisation
Le reste de la mise à jour de de notre liste d'adhérents se fera dans les mêmes conditions au cours du dernier trimestre 2015 avec radiation au 1er trimestre 2016
A voir la proposition de suppression à faire en réunion Paca
Jeannine et Dominique doivent se rencontrer pour la formation de Dominique mais ciel sera indisponible les 16 et 17/06 et du 22/06 au 1/07
-Le siège nous a fait savoir que la subvention de la poste (+/-3500€) serait maintenue
Le bilan prévisionnel établi pour 2015 fait apparaître que :
-Les frais d'envoi de notre bulletin sont actuellement de 345€ sur les 679 prévus
l'importance du bulletin N°10 (6 pages)envoyé à adhérents me permets d'espérer que nous ne pulvériserons pas l'estimation; ceux du courrier aux nouveaux retraités de 115€/164 prévus mais j'ai incorporé dans ce coût l'achat de cartouches d'encre et de papier, le nombre des retraités prévu de 80 est aussi passé à 120 .
-Les frais de déplacements du groupe pour l'AG du siège se montent à 407€ pour 304 reversés par le siège, la réunion Paca devrait nous coûter 490€ pour 355 prévus le surcoût provient de notre décision d'y inviter l'ensemble des membres du bureau, la réunion avec le pôle des retraités (162€) et nos différents déplacements qui se montent à 331€ au 15/06 sur 350€ prévus pour 'année . Il n'était pas prévu de frais de restauration pour le groupe, la réunion du 15/06 à coûté 220€
Actuellement le montant des cotisations évalué à 4284€ est de +/- 3220€ mais je rappelle que 199 de nos adhérents n'ont pas encore réglé leur cotisation . Les frais de fonctionnement et de communication 350/800 et 380/580 restent dans l'enveloppe prévue
Pour le colis de Noël 2015 nous avions prévus 2794€, j'espère bien ne dépenser que 2250€, il reste encore une somme de 200€ disponible pour la mise en place de l'antenne de Toulon
Je présenterai et vous proposerai en décembre le bilan prévisionnel financier de 2016
Il tiendra compte :
Du coût des actions ciblées AD, AG, PACA, Publipostages, NOËL, frais de secrétariat et de communication ,représentation et déplacements et d'autres postes s'ils sont demandés par les membres du bureau
LE SECRETARIAT
Intervention de Liliane sur l'offre de FT vue du CCUES
Le dossier de présentation de notre groupe a été repris
Les lettres à envoyer aux Mairies et conseil régional ou général sont prêtes
Elles seront envoyées en fin de semaine au Pdt du conseil régional, aux maires des villes de Toulon, Hyères, Draguignan, Fréjus, St Raphaël et au Directeur de la maison des associations à Toulon
LA REUNION PACA
Elle est prévue le Mardi 13 Octobre au restaurant de la belle étape à BRIGNOLES
La réunion paca est l'opportunité de rester en contact avec les départements
L'ensemble du bureau y sera invité (si nos finances confirment que cela est possible) , le coût de cette manifestation devrait se monter à (35€x8 j'ai invité Henri afin qu'il se fasse une idée de notre fonctionnement)+(150kmx4x0,35)=490€
L'information a été envoyée le 08/06/15 par mail à notre déléguée régionale,aux présidentes et présidents des différents groupe "paca" ainsi qu'à Jeannine qui doit recevoir les inscriptions pour fin Août
Avez vous des sujets que vous voudriez voir aborder
Le remboursement des déplacements auto
La gratuité des abonnements réservés aux groupes et VIP Je vais faire la demande au siège
La participation des représentants (qui participe aux réunions paca))
Les demandes de subventions
Le maintien des adhérents qui n'ont pas payé leur cotisation annuelle et la suppression systématique de l'abonnement à la voix de l'ANR si elle n'est pas payée dans le second trimestre de l'année en cours
L'envoi gratuit de la voix de l'ANR et de notre bulletin aux associations et aux V I P
C'est au niveau Paca que doivent se faire les demandes de contacts avec nos anciennes entreprises et la DNAS
LE COLIS DE NOEL
LE COLIS DE NOEL 2014 (129 adhérents étaient concernés)
PREVISIONS Le colis )
les frais d'envoi ) 2500 à 3000€
la distribution )
LA REALITE Le colis 1880€
les frais d'envoi 443€ pour 45 colis
la distribution 194€ pour 84 colis
Total 2517 €
Le budget retenu pour 2015 se limite à 2500€
Nous avons pensé
Centraliser les points de distribution et faire participer les adh
Dépanner les plus proches en leur portant le colis
Prévoir des envois par la poste
il nous faudra revoir la liste des colis à distribuer ou à envoyer par la poste en fonction des colis emportés par les adhérents, un adhérent trop éloigné devrait, s'il n'a pas pu le prendre en charge, le recevoir par la poste
Actuellement 100/151 adhérents de plus de 86 ans remplissent les conditions exigées en 2014
La date de validité de la recherche dépendra des réponses à l'article sur le rappel des cotisations paru dans notre bulletin N°10
Les colis retenus sont ceux de SUDREAU
Le coût du colis seul est de14€ pour un colis individuel et 21€ pour un couple
LE BULLETIN N°10
Il paraîtra avant la fin de ce mois
461 envois poste 0,41timbre+0,33imprim= 341€/679 prévus
90 Conjoint à qui nous n'envoyons pas de bulletin (couples)
195 envois par internet
J'aimerai avoir quelques propositions d'articles écrits des membres du bureau ou du comité pour le prochain bulletin
Je préparerai un article pour notre journal contenant nos décisions sur les restrictions décidées pour 2016(bulletin N°11)
DIVERS
J-M a évoqué rapidement l'aide qui pourrait être apportée à Jacques (dans la mise en page du journal) en précisant qu'elle demandait des connaissances particulières en informatique et que Jacques n'avait rien demandé à ce sujet
-AMVie il faut qu'Annie nous tienne informés de tous échanges de courriers, je vais écrire à J-R THIBAUT pour lui réclamer une copie des courriers échangés; il faut également que Liliane et Jeannine soient prévenues de toutes les nouvelles signatures de contrats
-Les fiches de frais, il vous faut mon accord et la fiche doit m'être envoyée dans le mois qui suit la dépense
-les mails que nous échangeons , Je fonctionne en vous informant ou en vous demandant votre avis ,il vous faut donc consulter vos boites "mails" le plus souvent possible
-J'ai profité du bulletin envoyé par mail le 10/06 pour demander aux adhérents qui souhaitent garder l'info par courrier de se faire connaître
-Notre représentation dans les manifestations, les membres du comité ne voient pas d'interdit à nos participations
-L'interchangeabilité des membres (M Th) n'a pas été abordée, elle fera partie de l'ordre du jour de notre prochaine réunion ainsi que l'Intégration de différentes associations
Y a t-il des associations particulières qui nous sembleraient primordiales
La date de la prochaine réunion (bureau ou comité suivant l'ordre du jour) le 1er octobre 2015 à Cavalaire ou Hyères suivant la possibilité d'obtenir une salle gratuitement
