compte rendu

Présents : Jean-Marie ROUSSEL, Marie Thérèse AVENARD, Annie HEYSE, Jeannine VECHIN, , Denise ALTIERI, Bernard BROCHARD, Lilette ROUSSEL, , Henri ROLOT , Monique VOISIN, Jacques LEFEVRE, Annick TIRAN, Liliane LEMAIRE    
 Absents excusés : Jeanne GUITTET-M VIDAL-M VIEGAS

ORDRE DU JOUR 

Le point sur le secrétariat et la trésorerie
-Le secrétariat 
-Rappel sur les dossiers transmis
-Dossier en cours de transmission
-Dossier à transmettre
-La trésorerie 
-Le montant de notre avoir actuel
-les dernières dépenses
-les factures encore à régler
-la formation « ciel »  de Jeannine
-Rappel sur les fiches de dépenses
-Notre AG
-Le bulletin
-Les colis de Noël
-Exposé sur l'arrêté « Léone » du 17 juillet 2014
-L'évolution de notre site 

Divers
-L'organisation du loto de St Raphael et du tournoi de belote
-Les sorties
-Les économies de fonctionnement 
-Les subventions à demander
-La création de l'antenne de Toulon ou de Hyères
-la rencontre avec le président d’ « Aix bénévolat »
-la reprise des fonctions des vice-présidents 
-la présentation de métier 
-les représentations de l'ANR


La réunion a commencé par:
- la mise sous pli du « bulletin ANR n°9 »
- La répartition des colis de « Noël » à distribuer
- Mr Roussel  remercie les  membres du comité pour leur participation et le soutien qu'ils lui ont apportés
- Mr Roussel demande aux membres du comité d'être plus souvent sur leur boite « mail » et de répondre à chacun de ses messages ( accusé réception)
-Le compte-rendu de la réunion du 25 septembre 2014 n'ayant pas fait l'objet de remarque est adopté.
Le point sur le secrétariat 
-« ANR Paris » nous envoie la liste des nouveaux retraités et leur envoie le journal de La voix de l'ANR. A nous de les contacter pour les inciter à adhérer.
-Mr Roussel  verra avec Liliane Lemaire comment lui transmettre le dossier d’accompagnement des journaux de l'ANR envoyés aux retraités (après réunion de présentation Métier)
-Modèle de lettre , imprimante ou imprimeur
-Impression des étiquettes 
-affranchissements et envois (une carte « pro »  est à demander par  internet auprès de la poste)
-Les dossiers sur l'offre de FT et la prime de fidélité ont été transmis c'est donc à Liliane Lemaire que ces dossiers devront désormais être envoyés ainsi que le dossier "Amiante"
transmis le 15/12/14 et les dossiers sur l'arrêté Léone  qui a fait l'objet d'un article dans notre dernier bulletin et pour lequel deux de nos adhérents seraient concernés
Le point sur la trésorerie  ( Jeannine Vechin) 
-Le montant de notre avoir était de14.879€
-Nous avions encore à rembourser, au siège, le montant de la part des cotisation qui lui revient 2037€, les derniers frais de déplacement des membres de notre groupe pour cette réunion (300€) , les frais de restauration (240€), les frais d'envoi de notre bulletin (environ  320€) le colis de Noël (1636€) et nous avons prévu d'acheter les timbres nécessaires à notre  fonctionnement (+/-250€) revu finalement à 100€ après discussion avec  la trésorière .
Notre solde de compte ne sera pas négatif mais notre bilan 2014 sera déficitaire
la formation « CIEL » suivit  par  Jeannine Vechin a coûté 269€,80  
- Rappel sur les fiches de dépenses
Mr Roussel demande à nouveau de bien vouloir transmettre, dans le mois qui suit la dépense, vos fiches de frais et d'encaisser rapidement les chèques qui vous sont remis  sauf pour les dépenses de moindre importance que l'on pourrait cumuler jusqu'à un montant de 50€ et à envoyer avant la fin des mois de novembre.
Les fiches de dépense peuvent être scannées  ou envoyées
-Rappel sur les conditions d'engagement de nos frais (extrait du compte rendu de notre réunion de juin 2014)
-Remboursement des frais de transport « document 9.5 »
-Billet de train: 2ème classe
-Les premiers 500km d'une mission (0.35€ du km) le reste (0.18€)
-les péages et stationnement au prix réel
-Hôtel et restauration montant à décider entre nous mais inférieur à 25€ par repas, 8€  pour le petit déjeuner et 85€ maxi pour la chambre (principe à définir entre-nous)
-On peut utiliser le même document pour plusieurs missions
-Les frais de fonctionnement «  document 9.4 » (sur accord du président)
il faut regrouper les frais du même genre sur la même fiche
-La fiche de dépense du Président et de la trésorière  « document 9.3 «
Elle est de principe réservée aux achats payés  directement avec le chéquier du groupe.
-Les frais de communication et internet à décider dans le groupe (qui et combien)
-L'abonnement internet de la trésorière  toute l'année et celui du président deux ou trois fois dans l'année sont actuellement acquis

 AG ANR-VAR le 22 avril 2015:
-La salle retenue est le « restaurant l'Hacienda » dans la forêt de Janas à La Seyne/Mer
-Bus au départ de Saint-Raphaël et ramassages aux entrées  de l'autoroute
-Le menu proposé et retenu est celui à 28€, il comprend :
-L'apéritif (Kir ou Punch avec biscuits salés)
-L'entrée (Salade de foie de volaille déglacée au vinaigre de Xérés)
-Le plat (Rôti de veau, sauce aux cèpes avec duo de petits légumes)
-Fromage
-Dessert (Crêpe aux pommes avec chantilly et vanille?)
Le coût de l'inscription sera de 34€ (à revoir peut-être en fonction du coût du bus et de nos finances) Il  reste encore à négocier le repas du chauffeur qui devrait être pris en charge par l'hacienda, le café d'accueil et à envoyer les convocations 
-La préparation de l'AG se fera à la prochaine réunion du Comité, le vendredi 13 mars 2015 ou fin février
-L'ouverture de notre site et celle de la permanence sur Toulon  seront à indiquer en encart dans la convocation)
-Les invitations:
Le siège et l'administrateur régional, les présidents des groupes ANR de la région Paca en sachant que le 84 et le 06 ne devraient pas venir, une association étrangère ( Aix-bénévolat), le nombre d'invités sera de deux par association, le temps dévolu pour les interventions extérieures  limité à 15 mn par intervention

-Le bulletin « ANR VAR »
-Il  faut retenir une date butoir assez large pour les envois d'articles ( en word ou excel) pour  laisser à Jacques Lefèvre un délai suffisant pour les reprendre. ( voir aussi la présentation).
-Marie-Thérèse Avenard est "preneur" de toutes les informations qui lui permettront d'alimenter sa rubrique sur la vie du comité

-Les colis de Noël 2014
Nous avons confirmation du montant de la facture de « fleurons de Lomagne »  2323€ à laquelle il faudra rajouter+/- 400€ pour les déplacements.
-Noël 2015 
 Nous serons certainement obligés de réduire l'enveloppe que nous avions prévue cette année , l'état de nos finances au 31/12/14 et un budget prévisionnel nous permettrons de choisir et cette décision devra être annoncée à l'AG 2015

-Exposé sur l'arrêté Leone du 17 juillet 2014 ( Liliane Lemaire)
Elle nous a fait un exposé sur le contenu de cet arrêt . (À lire dans le bulletin ANR n°9)
- Nous avons actuellement deux adhérents à qui nous avons envoyé un dossier,le 26/11/14, ils remplissent les conditions  exigées pour en bénéficier)
-Recherche sur « monanr »  depuis le bouton Inscrits, à partir de la date de départ en retraite confirmée par un recoupement sur les dates de naissance des adhérents

-L'évolution de notre site  ANR-VAR par Jacques lefèvre (anr83.fr)
Il nous a présenté le site qu'il venait de créer ( 2ème version ), quelques modifications ont été demandées :la création d'un thème particulier "bureau" réservé aux  membres du comité .
-le site de base est accessible à tous
-inscription au « forum » Elle est obligatoire pour pouvoir avoir accès à des sujets listés avec un identifiant spécifique et pour pouvoir communiquer avec nos adhérents ( question-réponse sur un sujet déclaré ) Jacques,administrateur du site, confirmera les modérateurs
-liste des photos de l'AG 2014
-des formulaires pour les adhérents (à préciser)
- Pôle des retraités ( associations « amies »)
-Les comptes rendus de nos réunions et de nos AG figureront sur ce « bureau »
 Il  a proposé plusieurs nouvelles fonctions  que nous aurons à tester
Mr Roussel demande à tous les membres de notre comité de faire vivre notre site en s'y inscrivant et en visitant le forum où nous pouvons communiquer avec tous nos adhérents

Divers
-L'organisation du loto de St Raphaël et du tournoi de belote
La demande de Jeanne Guittet  auprès de la mairie de St Raphaël a permis d'obtenir les salles:
-pour le Loto, Salle Alberge le 24/01/15 de 14h à 17h
le coût des lots achetés est de 297€ auxquels s'ajouteront le prix des galettes et boissons ainsi que le coût de la location de la salle
-pour le Tournoi de belote, la Maison des associations le mardi 17/02 de 14h à 19h
(Jeanne  Guittet craint que la place réservée à ces annonces sur notre bulletin ne soit pas suffisante pour attirer l'attention de nos adhérents)
-Les sorties et la relance du fonctionnement de la commission des loisirs et voyages
l'ex« Tourisme et Culture du Var » va proposer à ses ex-membres,  (l'association étant dissoute)  de créer une cellule Voyages et loisirs au seing de l'ANR-VAR 
-Amicale Vie (Annie Heyse)
Annie nous a informée de sa récente formation et du projet de l' Amicale vie, de revoir ses contrats pour à nouveau reculer l'age limite d'inscription (de 78 à 80 ans) . Elle rappelle que la MG n'assure plus ses adhérents après 65 ans et que l'Amicale Vie a  récemment reçu l'accréditation "ORIAS"
-Le loto de Toulon 
Les craintes sur la légitimité de l'organisation ne semblent pas fondées ( que penser d'un sondage sur l'organisation d'une rencontre pour les adhérents de la région toulonnaise en proposant un repas suivi d'un loto ou une galette et le loto?)
-Les économies de fonctionnement que nous pourrions réaliser
Tenant compte des craintes du siège sur la baisse du montant des subventions accordées (ce que nous avons constatée cette année)
-Supprimer notre représentation lors des AG des associations autres qu'ANR
-Limiter la participation des membres de notre bureau et comité aux présences indispensables lors des réunions
-Développer l'utilisation d'internet pour l'envoi de nos courriers (lettres,envoi du bulletins, de la convocation à notre AG...) à faire savoir en AG
-Utiliser « Skype » pour des réunions vidéo
-Pour nos réunions, nous aurons  à assurer nos repas, et à revoir nos horaires ou à mieux répartir le lieu de ces rencontres 
Toutes ces mesures nous permettront-elles de perdurer et d'assurer le bon fonctionnement de l'ANR-VAR au cours des prochaines années?
Mr Roussel compte également sur des propositions des membres du bureau. 
-Convocation à l'AG 2016
-Mr Roussel propose d'envoyer uniquement un courrier d'invitation aux adhérents à jour de leur cotisation précédant l'année de tenue de l'AG..(après avoir vérifié que les participants à l'AG de 2015 avaient bien tous payé leur cotisation 2014) 
-Il  faudra aussi avertir nos adhérents ,lors de l'AG de 2015, des dispositions que nous souhaitons prendre
-Si une réunion nous est  demandée par le siège avant notre AG, nous limiterons les participants aux membres du bureau dont le domicile est proche du lieu de réunion ?
-Fonctionnement courant
Trois réunions pour le bureau et une réunion pour le comité  (fin février/début mars, juin et décembre pour les réunions du bureau) (septembre pour le comité)avec une sélection des membres du bureau ou du comité suivant le lieu de la réunion
-Après discussion avec Jeannine Vechin, Mr Roussel a finalement décidé de limiter l'achat de timbres "verts" à 100€
Les subventions à demander
-Mr Roussel  doit rencontrer le Maire de Cavalaire le 07/01/2015. Il le remerciera pour la salle qui nous est prêtée dans Cavalaire, il lui demandera si la ville peut aussi nous accorder une subvention
Il écrira au président du conseil régional pour lui présenter notre association et voir si nous pouvons espérer obtenir une subvention de ces services
-La salle proposée par la mairie de Toulon
Cette salle devrait nous permettre de tenir une des réunions du bureau et d'assurer une permanence tous les mois ou tous les deux mois suivant la fréquentation des adhérents
Le coût de la location me paraissant trop important (28€/hx3x10 ou 12) j'ai préféré refuser la proposition . Denise Altieri a transmis les coordonnées du responsable de la location des salles de la résidence Mariste qui  nous en louerai une pour 20 ou 30€ la demi- journée suivant le nombre de participants:
 Père Olivier LAURENT 22 rue Victor CLAPPIER Tel 04 94 93 29 50 - 06 86 90 07 53
Email : olaurent.sm@orange.fr
-Rencontre de Mr Roussel avec le président d’Aix bénévolat (le 30/10/14) 
Le souhait d'Aix-bénévolat étant de créer une représentation sur Toulon (ils recherchent principalement des volontaires pour parrainer des jeunes dans leur quête d' emplois) . A voir pour faire entrer notre participation dans le cadre de notre engagement MONALISA, il nous y faudra un représentant .J'ai proposé ce poste à Marie-Thérèse Avenard  pour deux raisons, la proximité de Toulon et son engagement de vice-présidente .
-La reprise des fonctions des vice-présidents
la reprise des fonctions de Marcel par Annie Heyse (coderpa et pôle  des retraités), celle proposée à Marie-Thérèse Avenard (Monalisa et Aix Bénévolat) pour le développement de nos activités devrait équilibrer les deux postes
-La présentation de « métier » 
1ère quinzaine de janvier (les mardi 13 et 20 janv) Je verrai avec les intéressés pour en préciser les modalités, 

-les représentations de l'ANR
Le tableau sera modifié en fonction de notre budget , les décisions seront prises après consultation des membres du bureau.
Il n'y a pas de réunion  de prévue ni pour le pôle des retraités ni pour « Aix bénévolat ».          ( le pôle attend une décision politique sur la suite donnée à l'évolution de nos retraites ou la demande d'une des associations du pôle) et « Aix Bénévolat » n'a pas encore reçu la réponse de la mairie de Toulon pour la mise à disposition d' une salle.
-Les intempéries 
Mr Roussel a fait paraître un article sur le bulletin N° 9 . Le Comité à prévu un budget de 2000€, limité à une aide par adhérent de 300€ . Nous étudierons les demandes de façon à répondre rapidement aux dossiers qui pourraient nous être présentés
-La prochaine réunion devrait avoir lieu sur Toulon suivant la disponibilité des salles, elle est prévue le vendredi 13 mars 2015  mais nous serons peut-être obligés de l'avancer en février et de la débuter à 14 heures; elle devrait ne concerner que les membres du bureau.
Si une solution ne peut être trouvée auprès de l'imprimeur Mr Roussel assurera la mise sous plis  des convocations à notre AG en coordination avec Jeannine  Vechin pour la création des étiquettes et Jeanne Guittet pour les tirages

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Mes meilleurs vœux  à tous pour 2015
Bonnes fêtes de fin d'année
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Le Président, La secrétaire
Jean-Marie  ROUSSEL ,Monique Voisin