Compte rendu
réunion de bureau du 27/02/2015 à Toulon
Présents Mmes : ALTIERI D- AVENARD MTH - GUITTET J - HEYSE A - LEMAIRE Ll - VECHIN J et Mrs LEFEVRE J- ROLOT H - ROUSSEL JM
Absente excusée Mme VOISIN M
ORDRE DU JOUR
1-Adoption du cpt-rdu de la réunion de décembre
Il n'y a pas eu d'objection ni de remarque sur le cpt-rdu de la réunion précédente, il est donc adopté
il était visible sur le bureau de notre site
2-La préparation et l'organisation de notre assemblée générale départementale
-Le compte rendu de mon entrevue à l'hacienda
Le restaurateur a pris à sa charge le repas du chauffeur, des cafés d'accueil sont prévus avec un surcoût de 2 € par personne
L'ensemble des membres du bureau devrait participer à l'AD sauf Annie qui sera en cure thermale, à cette date, nous nous réunirons entre 8h45 et 9h15, le jour de l'AD, pour un premier contact avec F VEZIER .
-Hébergement et covoiturage
J LEFEVRE se charge du transport de F VEZIER qui logera à l'hôtel IBIS Toulon La Valette, il le conduira à l'Hacienda en même temps qu'il y amènera Liliane le jour de l'AD
-Les invitations
Il a été décidé que seuls seraient invités :
-Le représentant du siège, notre déléguée départementale, la représentante du pôle des retraités
-L'accueil:
9h00-9h30 accueil des participants
Je serai présent à 8h30, Marie Thérèse se chargera de la signature des listes des adhérents présents aidée par Liliane
Jeanne venant avec sa propre voiture c'est Annick qui se chargera des contrôles de nos adh le long du parcours du bus, je lui fournirai dès que possible (début avril) la liste des adhérents qui emprunteront ce bus
-Le déroulement de l'assemblée
9h30 Ouverture de l'Assemblée et présentation du comité
le rapport moral du président
le compte rendu d'activité du groupe
le rapport financier
le rapport du contrôle des comptes
L'intervention de Marité en remplacement d'Annie
L'intervention de Jacques sur la présentation de notre site
L'intervention de notre déléguée régionale
L'intervention de la représentante du pôle des retraités
Cooptation de Mme VAGNIER et appel à candidatures pour les postes d'animateurs de l'antenne de Toulon et de St Raphael
L'intervention du représentant du siège (Félix Vezier)
12h30 Clôture de l'assemblée
-L'organisation d'une tombola est confirmée le prix des billets sera de 2€ l'unité ou 5€ pour trois, les lots proviendront en partie des restes réaménagés des colis de Noël et de quelques lots achetés pour un budget maximum de 100€
3-La création d'une antenne sur Toulon
Le règlement intérieur de la Commission des loisirs pourrait être pris pour exemple
-quels seraient ses attributions
Proposer un ou deux repas à prendre ensemble dans l'année avec un thème de rencontre et une ou deux sorties journalières
Organiser un voyage de plusieurs jours où nous serions totalement transparents
Une permanence bimensuelle si les adhérents suivent
4-Ouverture de l'ANR à tous les retraités
Une proposition m'a été faite par Tourisme et Culture du var, reprendre ses ex adhérents dans notre association et leur permettre ainsi de participer aux sorties et manifestations que nous organisons . J'ai accepté cette proposition qui nous a fait gagner 5 adh . Jacques à proposé relancer les intéressés en leur demandant d'entrer dans l'organisation de l'antenne de Toulon où ils pourraient se charger des voyages et sorties au restaurant . Je prépare une lettre à ce sujet
5-Le bilan prévisionnel de gestion de 2015
Nos soucis
Le bilan déficitaire que nous devons présenter
Notre projet de restrictions pour 2015
-Les économies que nous pouvons réaliser
Voir en pièce jointe le bilan prévisionnel de 2015
Le courrier
Je propose d'envoyer par mails un maximum de courrier aux adhérents qui possède une adresse e-mail
l'utilisation d'internet nous permettra d'éviter l'envoi de 220 exemplaires (bulletin,convocation à l'AG, courriers divers...) au moins deux fois dans l'année soit
(220x2)+50=490 à un coût moyen de 0,85 = 416,5€
Avec l'envoi de notre prochain bulletin, nous contrôlerons notre liste d'adresses e-mail en demandant à nos adhérents qui possèdent une adresse mail et qui n'auront pas reçu notre message d'info de se faire connaître
Nos déplacements
-Nos déplacements auprès des autres groupes et des associations nous permettent de faire vivre notre groupe, de nous informer et d'informer; c'est aussi une marque de l' intérêt que nous portons à nos amis . En ne voulant pas faire de discrimination nous avons décidé,cette année, de ne participer à aucune réunion des groupes de la région (à part la réunion paca),nous n'avons pas, non plus, les moyens d'assurer les invitations des années précédentes . Nous allons donc rechercher comment obtenir les subsides nécessaires à ce fonctionnement pour l'année 2016 ou lui prévoir une alternative
L'AG de 2016
Nous serons peut-être amenés à supprimer le bus , nous chercherons en contre partie à organiser cette AG plus au centre du département
6-DIVERS
LE COLIS DE NOEL 2014 (129 adh concernés)
PREVISIONS Le colis )
les frais d'envoi ) 2500 à 3000€
la distribution )
LA REALITE Le colis 1880€
les frais d'envoi 443€ pour 45 colis
la distribution 194€ pour 84 colis
Total 2517 €
Revoir la liste des colis distribués,un adh trop éloigné doit-il recevoir son colis par la poste ?
Actuellement 100/151 adh de plus de 86 ans remplissent les conditions exigées en 2014
Centraliser les points de distribution et faire participer les adh
de façon à ne pas avoir de frais postaux pourrait être à envisager
LE LOTO DE ST RAPHAEL
ACHATS les lots et le vin 259,97
les galettes le cidre 300
La location de la salle 70
RENTREES Le liquide 482,5
Les chèques 227,6
BENEFICE 710-630- +/-80€
Jeanne ne s'en occupera plus (prévoir un article sur notre bulletin N°10 pour lui rechercher un successeur et en profiter pour organiser celui de Toulon)
NOTRE REPRESENTATION
REUNION PACA (octobre) nous organisons cette réunion, nous ferons le point en juin sur nos participants, elle devrait avoir lieu à St Maximin
AG DU SIEGE de 2016 Le siège a prévu depuis 2014 de n'inviter
qu'une seule personne (le président ou son représentant)
LA RELANCE DES COTISATIONS
RELANCER PAR TELEPHONE Les adh qui n'ont pas payé 2015 ?
Mme MALEA Hélène entrée en maison de retraite est à radier de nos effectifs
J-M ROUSSEL